EXECUTIVE ASSISTANT F/H

Poste

Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans l'assistanat de direction et vous avez accompagné des directeurs de haut niveau dans un contexte international ?

Vous êtes polyvalent(e), avez un sens du détail affuté et une sensibilité pour l'univers de la cosmétique ?

 

Ce poste est fait pour vous !

 

Notre client grand groupe international du secteur de la beauté/ cosmétique, recherche dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant de Direction F/H en CDI à pourvoir immédiatement.

Poste à pourvoir à Neuilly-sur-Seine (92).

 

Missions

Rattaché directement à un ou plusieurs Vice-President du groupe à l'échelle Européenne, vous intervenez en tant que facilitateur dans la gestion de leur agendas et tâches administratives, tout en accompagnant l'équipe.

 

1) Assister au quotidien le Vice-président EMEA  de manière proactive :

  • Gestion d'agendas complexes
  • Organisation et préparation des réunions en local, avec les équipes internationales ainsi qu'avec les partenaires externes
  • Organisation des voyages et gestion des notes de frais
  • Coordination de l'onboarding des nouveaux collaborateurs de l'équipe

 

2) Gestion et organisation d'évènements/ de réunions clés

  • Gestion du retroplanning incluant toutes les parties prenantes à l'échelle du groupe
  • Planifier les meeting de préparation en amont
  • Assurer le suivi auprès de l'ensemble des parties prenantes, pour s'assurer que l'ensemble des présentations soient prêtes à temps, pour les soumettre au review du VP
  • Gestion de l'ensemble des projets du rétroplanning jusqu'au jour du meeting/ évenement : lieu, agendas, gifts bags, montage du lieu, gestion des participants et invités et leur transport sur le site, catering etc...

 

3) Autres responsabilités

  • Paiement et saisie des factures
  • Suivi auprès des fournisseurs pour toute demande complémentaire
  • Participation à la réalisation des budgets de l'équipe

Ile-de-France
60000 / 65000 €
Distribution

Profil recherché

  • Capacité à travailler sur plusieurs projets en simultanné
  • Grand sens de l'organisation et de gestion de process administratifs
  • Très bon niveau de communication et de diplomatie
  • Autonomie
  • Solides compétences en Excel, PowerPoint, Outlook
  • Maîtrise du français et de l'anglais obligatoire
  • Formation BAC+5 ou équivalent

 

Les + de ce poste :

  • Package attractif
  • Avantage salariés (accès aux ventes du personnel, cadeaux personnalisés de la marque)
  • La possibilité de travailler dans un environnement international de renommée, et très évolutif