Office Manager H/F

Poste

Envie de rejoindre une structure en forte croissance à un poste polyvalent, où la bonne ambiance et la convivialité ponctuent le quotidien ?  Ne cherchez plus et postulez !

 

Notre client, cabinet de conseil, recherche :

 

UN OFFICE MANAGER H/F

 

 

Missions

Vous serez en responsabilité d’un certain nombre de missions clés pour le cabinet :

Vos missions seront :

1) Gestion de la facturation clients :

  • Gestion des contrats et de la base de données client, y compris contrôle entrée nouveaux dossiers
  • Mise en place de prélèvements clients sur site banque
  • Préparer les factures clients sur la base des factures précédentes, des feuilles de temps, des lettres de mission et des frais à refacturer
  • Suivi du plan de charge des collaborateurs
  • Suivi des feuilles de temps
  • Assurer la relance des créances clients impayées

 

2) Gestion de la relation fournisseurs :

  • Gestion des contrats et de la base de données fournisseur
  • Réception des factures
  • Vérification des factures
  • Préparation pour paiement (Ordres de virements)
  • Classement et archivage des factures

 

3) Accompagnement Associés :

  • Rédaction des courriers
  • Rédaction des processus
  • Suivi Formations OEC, CNCC
  • Déclaration formations CAC sur CNCC
  • Suivi des frais de gestion des différentes sociétés
  • Réservation restaurants

 

4) Personnel / RH :

  • Gestion des contrats
  • Suivi des notes de frais des collab
  • Suivi des tickets resto
  • DPAE
  • Relations avec la médecine du travail et mutuelle
  • Distribution des tickets restaurants
  • Suivi des formations déclarées auprès de l’OPCO
  • Assurer le back-up avec l’assistante RH sur LUCCA

 

5) Projet de rapprochement :

  • Participer à la mise en place du nouveau système de gestion interne
  • Et d’autres projets à venir

 

6) Gestion des frais généraux sur 2 sites : Paris et Sud

  • Gestion des commandes de fournitures administratives
  • Gérer l'achat des billets de train, avion, hôtel… refacturables au client
  • Assurer la liaison avec le prestataire s'occupant du ménage
  • Gérer l'achat des frais de greffe, impôts, autres, refacturables au client
  • Gestion des sites, y compris organisation et suivi des déménagements

 

7) Gestion de l’accueil :

  • Réception des appels téléphoniques sur le standard
  • Coordination des messages en cas d'absence
  • Réception des visiteurs

 

Vous serez également amené dans le cadre de vos fonctions à suivre en binôme avec la Direction, une assistante RH.

 

Cette liste n’est pas exhaustive. Par ailleurs, l'Office Manager sera force de proposition et devra prendre des initiatives.

 

 

Ile-de-France
35000 / 45000 €
Services

Profil recherché

Formation supérieure bac + 2 minimum (type BTS/DUT). Expérience de 3 ans minimum idéalement idéalement en cabinet d'expertise comptable, d'audit et de conseil ou au sein d'une TPE/PME. Maîtrise du pack Office et des outils bureautiques.

 

Goût de l'organisation, de la planification et du détail. Forte ouverture d'esprit, attitude collaborative, bonne communication. Bonne autonomie et capacité d'anticipation et d'analyse.