Poste
Envie de rejoindre une structure en forte croissance à un poste polyvalent, où la bonne ambiance et la convivialité ponctuent le quotidien ? Ne cherchez plus et postulez !
Notre client, cabinet de conseil, recherche :
UN OFFICE MANAGER H/F
Missions
Vous serez en responsabilité d’un certain nombre de missions clés pour le cabinet :
Vos missions seront :
1) Gestion de la facturation clients :
- Gestion des contrats et de la base de données client, y compris contrôle entrée nouveaux dossiers
- Mise en place de prélèvements clients sur site banque
- Préparer les factures clients sur la base des factures précédentes, des feuilles de temps, des lettres de mission et des frais à refacturer
- Suivi du plan de charge des collaborateurs
- Suivi des feuilles de temps
- Assurer la relance des créances clients impayées
2) Gestion de la relation fournisseurs :
- Gestion des contrats et de la base de données fournisseur
- Réception des factures
- Vérification des factures
- Préparation pour paiement (Ordres de virements)
- Classement et archivage des factures
3) Accompagnement Associés :
- Rédaction des courriers
- Rédaction des processus
- Suivi Formations OEC, CNCC
- Déclaration formations CAC sur CNCC
- Suivi des frais de gestion des différentes sociétés
- Réservation restaurants
4) Personnel / RH :
- Gestion des contrats
- Suivi des notes de frais des collab
- Suivi des tickets resto
- DPAE
- Relations avec la médecine du travail et mutuelle
- Distribution des tickets restaurants
- Suivi des formations déclarées auprès de l’OPCO
- Assurer le back-up avec l’assistante RH sur LUCCA
5) Projet de rapprochement :
- Participer à la mise en place du nouveau système de gestion interne
- Et d’autres projets à venir
6) Gestion des frais généraux sur 2 sites : Paris et Sud
- Gestion des commandes de fournitures administratives
- Gérer l'achat des billets de train, avion, hôtel… refacturables au client
- Assurer la liaison avec le prestataire s'occupant du ménage
- Gérer l'achat des frais de greffe, impôts, autres, refacturables au client
- Gestion des sites, y compris organisation et suivi des déménagements
7) Gestion de l’accueil :
- Réception des appels téléphoniques sur le standard
- Coordination des messages en cas d'absence
- Réception des visiteurs
Vous serez également amené dans le cadre de vos fonctions à suivre en binôme avec la Direction, une assistante RH.
Cette liste n’est pas exhaustive. Par ailleurs, l'Office Manager sera force de proposition et devra prendre des initiatives.